E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen beachten müssen und wie „papierlos“ helfen kann

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-RechnungsPflicht) gewinnt in vielen Ländern zunehmend an Bedeutung. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen oder auch im B2B-Bereich agieren, müssen sich an die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung halten. In diesem Blogbeitrag erfährst du, worauf Unternehmen achten müssen und warum unser Tool „papierlos“ die perfekte Lösung ist, um diese Anforderungen unkompliziert und gesetzeskonform zu erfüllen.

Wichtige Fristen der E-RechnungsPflicht:

• Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausschließlich elektronisch zu stellen. Dies betrifft alle Rechnungen im Rahmen öffentlicher Aufträge, unabhängig von der Höhe des Betrags.

• Ab 2025 plant die EU eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich. Das bedeutet, dass Unternehmen, die mit anderen Unternehmen handeln, ebenfalls verpflichtend E-Rechnungen nutzen müssen. Dies wird den gesamten Markt verändern und die E-Rechnung zur Standardmethode machen.

• In Frankreich und Italien sind ähnliche Regelungen bereits im B2B-Bereich in Kraft oder werden ab 2024 ausgeweitet. Weitere Länder, wie z.B. Spanien, folgen diesem Trend.

Was müssen Unternehmen bis dahin beachten?

1. Formatvorgaben: Die E-Rechnungen müssen im vorgeschriebenen Format vorliegen, etwa in XRechnung oder ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen eine maschinelle Verarbeitung der Rechnungen.

2. Dateninhalt: Die Pflichtangaben wie Anschrift, Steuernummer und Rechnungsdatum bleiben gleich – sie müssen jedoch in strukturierter Form bereitgestellt werden.

3. Übermittlungswege: Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist in Deutschland der Versand über die zentrale Plattform vorgeschrieben. Ab 2025 wird dies wahrscheinlich auch für den B2B-Sektor gelten.

4. Archivierungspflicht: Die Aufbewahrungspflicht bleibt bestehen. Elektronische Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher archiviert werden, was Unternehmen vor neue Herausforderungen stellt.

„papierlos“ – die perfekte Lösung, um die Fristen einzuhalten

Mit unserem Tool „papierlos“ können Unternehmen alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht problemlos und rechtzeitig umsetzen. Hier sind die Vorteile:

• Automatisierte Rechnungserstellung: „papierlos“ erstellt deine E-Rechnungen im richtigen Format (XRechnung, ZUGFeRD) und garantiert die Einhaltung aller Pflichtangaben.

• Rechtzeitiger Versand: Mit „papierlos“ kannst du Rechnungen direkt über die vorgeschriebenen Kanäle senden, egal ob an öffentliche Auftraggeber oder B2B-Kunden.

• Revisionssichere Archivierung: Unser Tool sorgt dafür, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Archivierungspflichten über 10 Jahre sicher und zugänglich gespeichert werden.

• Zukunftssicher: Durch die fortlaufende Anpassung an gesetzliche Änderungen, wie die Ausweitung der E-RechnungsPflicht ab 2025, bist du mit „papierlos“ bestens gerüstet, um alle Fristen zu erfüllen und auf kommende Änderungen vorbereitet zu sein.

Fazit

Die E-RechnungsPflicht fordert von Unternehmen schnelles Handeln, um die Fristen einzuhalten und den Rechnungsprozess zu digitalisieren. Mit „papierlos“ steht dir eine zuverlässige und zukunftssichere Lösung zur Verfügung, die dir nicht nur Zeit und Geld spart, sondern auch für vollständige Rechtssicherheit sorgt.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, auf E-Rechnungen umzustellen und die kommenden Fristen nicht zu verpassen!